公司電郵被列入黑名單?初探郵件黑名單背後玄機

電子郵件對於商業人士來說,幾乎是電話以外最重要的通訊方法,而且電郵本身亦已獲得多國法庭認可作為電子證據,因此電郵便悄悄的在商界「生存」了很多年;在日常工作之中,我們會使用電郵進行商業通訊,而很多宣傳工作例如 EDM 等,亦會通過電郵發送。
news17a

既然日常工作當中,電郵的重要性不容置疑,那確保電郵不被加入「黑名單」便絕對是非常分重要。然而企業應採取甚麼措施才可避免被列入黑名單?以下便會帶大家初步看看黑名單是甚麼,同時亦會列出幾個最常見被列入黑名單的原因,讓大家降低因發送宣傳電郵而被列入黑名單的風險。

黑名單是甚麼?

黑名單(一些管理員會將之稱為 DNSBL) 是一些實時的數據庫,而這些數據庫主要會根據電郵的「慣性」,從而自動將符合某些條件的電郵及其 IP 加入黑名單之中,而當你的電郵被加入黑名單的話,日後你所傳送電郵便很大機會自動跌入「垃圾郵件」類別。現時知名的黑名單數據庫包括有 Barracuda Reputation Block List(BRBL)、SpamCop 等等,雖然它們均各有自家規則及針對的方向,但一般來說均是大同小異的。

黑名單如何運作?

黑名單的運作原理表面上來看並不複雜,請看看以下由 Spamhaus 組識提供的一般封鎖名單運作原理。Spamhaus 是一個全球性的非牟利機構,它們主要的工作就是管理/制定電郵黑名單等相關工作,以下便引用由 Spamhaus 提供的架構圖表。
news17b

流程一、原理是當郵件從第三方傳到企業一方時,企業的網絡管理員本身會通過配合不同的方案從而制定相關的政策,包括決定符合某些規則下電郵將會容許通過、標紀、拒絕接收又或者某些預防垃圾郵件方案更會提供其他的政策供管理員制定。

流程二、當通過了由企業一方所制定的政策後,接著就是針對現存於互聯網之中的知名電郵黑名單,例如是 Barracuda Reputation Block List、SpamCop 等等進行比對,並針對電郵之中的某些特徵來決定該電郵是否為垃圾郵件。

流程三、假如電郵被這些資料庫定義為垃圾郵件時,企業管理員一般情況下均可通過正使用的垃圾郵件方案來設定反應動作,例如可設定被資料庫認定為黑名單的電郵的後續動作,包括禁止進入、可以進入,但被放到垃圾郵件分類(JUNK MAIL) 等等。

如何得知被加入黑名單?

作為管理員,其實可多看看是否有員工反映曾發生過當電郵傳送給客户時,客户說未能接收又或者可以接收,但落入了垃圾郵件之列;假如是這樣,管理員必須逐一檢查一下 DNSBL 的清單如以上提過的BRBL、SpamCop、還有Spamhaus及Invalument等。

如何避免被列入黑名單?

都是一些老生常談的方法,例如傳送宣傳電郵前先確保接收一方認識你的機構並先詢問接收一方是否願意接收宣傳訊息,同時亦應避免使用一些「較容易被定義為垃圾郵件的特徵」,之後將會為大家搜羅一些最常被認為是垃圾郵件的特徵,讓大家能降低被列入黑名單的風險。

Comments are closed