四個商業機構需要進行資料備份的理由

在現代的商業活動中,資料和訊息扮演重要角色,儘管你對設備有 100% 信心,但是在一眨眼間可能已失去文件、通訊錄、合約、電郵或帳號,即是銀行帳號沒有即時的金錢損失,影響公司正常運作亦等同損失金錢,事前備份的資料能達到「止血、復原」的功效,而且「事故」意外地距離我們很接近,以下就是其中常見的四個情況。

加密勒索
加密勒索是近年令人聞風喪膽的廣泛形網絡攻擊,黑客可以不分攻擊對象發動攻擊 (也可以是針對性攻擊),員工只要在點擊在網絡上下載或電郵附件的檔案,就能引發公司的災難,而且加密通常不局限於員工自己的裝置,連接相同網絡的硬盤或儲存媒體也可能同時遭殃,有人可能天真地以為只要支付贖款就能安全解決,但過往的歷史告訴我們根本沒有保障。

裝置失竊
現時很多公司都使用輕便可攜的 laptop 電腦,尤其中小企可能會把重要的資料儲存在高層職員的電腦內,如果是 desktop 電腦放置在公司內還好,會攜帶外出的話風險,但這亦是現代商業運作模式的常態,所以被盜、遺失的機會也比以往大大提高,損失資料的後果也比過去嚴重得多。

裝置過熱
在香港這種亞熱帶地區,夏天經常維持炎熱氣溫,加上空氣中多灰塵,容易積聚在散熱口的位置,加上並非所有廠商都會為硬盤設備專用通風口,令硬盤難以降溫,種種的原因都有機會令硬盤過熱而故障。如果是家中飼養了寵物的「奴才」,「主子」脫毛容易加劇堵塞裝置通風口的情況,所以要更加勤力去定期打掃。

職場報復
職場上的人際關係一向難以處理,爭執或意見不合偶有出現,不歡而散時員工可能會做出「衝動」的行為,例如刪除重要的資料,如果公司沒有進行定期的資料備份,做成的損失便會更加嚴重。

適當地儲存重要資料
養成定期備份資料的習慣就像買保險一樣,可以減低意外發生時的損失或額外支出,所以適當地儲存公司的重要資料十分重要,而備份時請留意以下三個要點:

  • 備份所有資料 (至少也備份重要的資料)
  • 設定定期、自動化的備份流程,避免因事忙而忘記了備份工作。
  • 備份的資料至少有兩份,分別儲存在不同媒體,一個放在公司內的實體裝置,另一個可考慮放在可靠的雲端上。

 

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