在現代的商業活動中，資料和訊息扮演重要角色，儘管你對設備有 100% 信心，但是在一眨眼間可能已失去文件、通訊錄、合約、電郵或帳號，即是銀行帳號沒有即時的金錢損失，影響公司正常運作亦等同損失金錢，事前備份的資料能達到「止血、復原」的功效，而且「事故」意外地距離我們很接近，以下就是其中常見的四個情況。
加密勒索
加密勒索是近年令人聞風喪膽的廣泛形網絡攻擊，黑客可以不分攻擊對象發動攻擊 (也可以是針對性攻擊)，員工只要在點擊在網絡上下載或電郵附件的檔案，就能引發公司的災難，而且加密通常不局限於員工自己的裝置，連接相同網絡的硬盤或儲存媒體也可能同時遭殃，有人可能天真地以為只要支付贖款就能安全解決，但過往的歷史告訴我們根本沒有保障。
裝置失竊
現時很多公司都使用輕便可攜的 laptop 電腦，尤其中小企可能會把重要的資料儲存在高層職員的電腦內，如果是 desktop 電腦放置在公司內還好，會攜帶外出的話風險，但這亦是現代商業運作模式的常態，所以被盜、遺失的機會也比以往大大提高，損失資料的後果也比過去嚴重得多。
裝置過熱
在香港這種亞熱帶地區，夏天經常維持炎熱氣溫，加上空氣中多灰塵，容易積聚在散熱口的位置，加上並非所有廠商都會為硬盤設備專用通風口，令硬盤難以降溫，種種的原因都有機會令硬盤過熱而故障。如果是家中飼養了寵物的「奴才」，「主子」脫毛容易加劇堵塞裝置通風口的情況，所以要更加勤力去定期打掃。
職場報復
職場上的人際關係一向難以處理，爭執或意見不合偶有出現，不歡而散時員工可能會做出「衝動」的行為，例如刪除重要的資料，如果公司沒有進行定期的資料備份，做成的損失便會更加嚴重。
適當地儲存重要資料
養成定期備份資料的習慣就像買保險一樣，可以減低意外發生時的損失或額外支出，所以適當地儲存公司的重要資料十分重要，而備份時請留意以下三個要點：
- 備份所有資料 (至少也備份重要的資料)
- 設定定期、自動化的備份流程，避免因事忙而忘記了備份工作。
- 備份的資料至少有兩份，分別儲存在不同媒體，一個放在公司內的實體裝置，另一個可考慮放在可靠的雲端上。
